Verhaltenskodex

1. Einhaltung geltenden Rechts

Die Einhaltung von lokalen, nationalen und internationalen Gesetzen sowie Richtlinien ist für uns von MANN & SCHRÖDER COSMETICS unentbehrlicher Bestandteil eines verantwortungsvollen und ethischen Verhaltens. Unsere Compliance-Kultur ist fest in unseren Alltag integriert und basiert auf unseren Unternehmenswerten und unserer gesellschaftlichen Verantwortung.
Wir achten die allgemeinen Menschenrechte, Persönlichkeitsrechte und Würde unserer Mitarbeiter:innen, unserer Geschäftspartner:innen sowie Dritter. Dies gilt auch explizit für Landesrechte gemäß des FPIC-Prinzips („free, prior and informed consent“).
Jeder Verstoß und jede Missachtung kann schwerwiegende Folgen wie strafrechtliche Ahndung, Schadensersatz und/oder Rufschädigung mit sich bringen. Aus diesem Grund erwarten wir von allen, von der Geschäftsführung bis zum:r einzelnen Mitarbeitenden, stets rechts- und gesetzeskonform zu handeln und dem Unternehmen, unseren Geschäftspartner:innen oder Dritten so in keiner Art und Weise zu schaden.

2. Implementierung ins integrierte Managementsystem

Das integrierte Managementsystem (IMS) bezieht sich auf alle Abteilungen und Prozesse von

MANN & SCHRÖDER COSMETICS. Als Grundlage dienen dabei die DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 22716, DIN EN ISO 14001, DIN EN ISO 50001 sowie der BRC CP und IFS HPC. Die im Unternehmensleitbild festgehaltenen zentralen Werte legen eine Basis fest und gelten auf allen Ebenen, in allen Bereichen und bei allen Tätigkeiten.
Genauso verhält es sich mit dem hier vorliegenden Verhaltenskodex. Als Leitlinie sowie verbindlicher Mindeststandard werden seine Inhalte und Anforderungen auf das gesamte Unternehmen übertragen und im Arbeitsalltag aller Mitarbeiter:innen gelebt.

3. Soziale Verantwortung

3.1 Keine Zwangs- und Pflichtarbeit

Jede Form der Zwangs- oder Pflichtarbeit, insbesondere physischer, psychischer oder finanzieller Art, ist bei MANN & SCHRÖDER COSMETICS verboten. Hierzu zählen neben unfreiwilliger Gefängnisarbeit auch alle Formen der modernen Sklaverei, des Menschenhandels und anderweitige unfreiwillige, ausbeuterische Arbeiten. Das Einbehalten von Ausweisdokumenten, Gehalt bzw. Lohn oder anderer Repressalien, um Arbeit zu erzwingen, ist strikt untersagt. Es dürfen keine für die Beschäftigung anfallenden Kosten oder Gebühren auf die Mitarbeitenden umgelegt werden. Alle Mitarbeiter:innen haben das Recht das Firmengelände und ihren Arbeitsplatz frei zu verlassen sowie ihr Beschäftigungsverhältnis entsprechend der vertraglich vereinbarten bzw. gesetzlichen Kündigungsfrist zu beenden.

3.2 Keine Kinderarbeit

MANN & SCHRÖDER COSMETICS toleriert Kinderarbeit in keiner Art und Weise und hält unter allen Umständen Gesetze und internationale Arbeitsnormen bezüglich Kinderarbeit ein.
Kinder unter 15 Jahren werden im Unternehmen nicht beschäftigt. Dies wird bei jeder möglichen Einstellung überprüft. Junge Arbeiter:innen dürfen nur beschäftigt werden, wenn sie die Schulpflicht vollständig erfüllt haben. Anderenfalls dürfen sie lediglich in der schulfreien Zeit oder zu Ausbildungszwecken beschäftigt werden. Minderjährige Mitarbeiter:innen arbeiten nicht in der Nacht und sind keinen Arbeitsbedingungen ausgesetzt, die Ihre Gesundheit, Sicherheit, Moral oder Entwicklung gefährden.
Sollte dennoch ein Fall von Kinderarbeit bei MANN & SCHRÖDER COSMETICS bekannt werden, verpflichtet sich das Unternehmen dazu, das betroffene Kind und seine Erziehungsberechtigten umfassend zu unterstützen. In diesem Zuge werden sämtliche Maßnahmen eingeleitet, die notwendig sind, um die Sicherheit, Gesundheit, Bildung und Entwicklung des Kindes sicherzustellen. Der Umfang der Maßnahmen wird im Einzelfall konkret bewertet. Entdeckte Kinderarbeit wird umgehend beendet.

3.3 Keine Diskriminierung

Wir legen bei MANN & SCHRÖDER COSMETICS Wert auf eine heterogene Belegschaft, schätzen Diversität und sind stolz darauf. Diskriminierendes Verhalten wird daher in keiner Art und Weise geduldet. Dies gilt allumfänglich, sei es aufgrund der ethnischen Herkunft, der Staatsangehörigkeit, des Alters oder Geschlechts, der sexuellen Orientierung oder des Familienstandes, der Religion, der Weltanschauung oder der politischen Einstellung, aufgrund von Behinderungen oder anderen unter ein Diskriminierungsverbot fallenden Gründen. Es gilt für den Einstellungsprozess genauso wie für die Entlohnung, eine mögliche Beförderung oder Weiterbildung, Kündigung, Ruhestand und auch alle anderen Begebenheiten im Betriebsumfeld.
Jedes Verhalten gegenüber Kolleg:innen, Geschäftspartner:innen oder Dritten das drohend, beleidigend, ausbeutend, sexuell nötigend oder anderweitig einschüchternd ist, ist bei
MANN & SCHRÖDER COSMETICS verboten. Es wird hierbei nicht unterschieden, ob eine Person selbst entsprechend vorgeht, ein entsprechendes Verhalten unterstützt oder toleriert.

3.4 Keine physischen und psychischen Disziplinarmaßnahmen

Physische und psychische Disziplinarmaßnahmen sind bei MANN & SCHRÖDER COSMETICS strikt untersagt. Disziplinarmaßnahmen dürfen generell nicht dazu dienen Mitarbeiter:innen zu demütigen oder einzuschüchtern. Jede:r Mitarbeitende ist mit Anstand und Respekt zu behandeln. Züchtigung, mentaler oder physischer Zwang, verbaler Missbrauch oder unmenschliche Behandlungen sind ebenso untersagt. Disziplinarmaßnahmen dürfen nicht als Gegenreaktion oder Vergeltungsaktion auf eine Beschwerde und/oder einen Hinweis den Arbeitsplatz oder Umgang im Unternehmen betreffend eingesetzt werden. Auch Bußgelder bzw. Lohn- oder Gehaltsabzüge sind als Disziplinarmaßnahmen unzulässig.
Disziplinarmaßnahmen sind ausschließlich unter Respektierung der Grundrechte sowie der Würde des Menschen erlaubt und gelten für alle Mitarbeiter:innen gleich. Persönliche Hintergründe, wie bspw. Religion, Herkunft, Geschlecht und Rasse dürfen die Entscheidung für eine Disziplinarmaßnahme nicht diskriminierend beeinflussen. Sind Disziplinarmaßnahmen notwendig, muss der/die betroffene Mitarbeitende mit dem Vorwurf konfrontiert werden und die Möglichkeit haben, ohne dass es eine negative Auswirkung für ihn/sie hat, Einspruch zu erheben und auf Wunsch juristischen Beistand hinzuzuziehen. Alle durchgeführten Disziplinarmaßnahmen müssen dokumentiert werden.

3.5 Vereinigungsfreiheit und Recht auf Tarifverhandlungen

Die Mitbestimmung der Mitarbeiter:innen hat in unserem Unternehmen einen hohen Stellenwert. Nur hierdurch kann eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen uns als Arbeitgeber und unseren Arbeitnehmer:innen gefördert und eine stärkere Identifikation der Mitarbeiter:innen mit dem Unternehmen bewirkt werden.
Die betriebliche Mitbestimmung bei MANN & SCHRÖDER COSMETICS basiert auf gesetzlichen Grundlagen und gibt allen Mitarbeiter:innen das uneingeschränkte Recht Gewerkschaften oder andere Arbeitnehmer:innenvertretungen zu bilden, diese zu organisieren oder ihnen beizutreten und so vertretungsweise kollektiv mit der Geschäftsleitung zu verhandeln.
Die Arbeitnehmer:innenvertretung als wichtigstes Organ bei MANN & SCHRÖDER COSMETICS stellt aktuell der Betriebsrat dar, mit dem die Unternehmensleitung im ständigen, vertrauensvollen Austausch steht. Dies betrifft insbesondere auch wirtschaftliche Entscheidungen zur Entwicklung und Zukunft des Unternehmens sowie der Arbeitsplätze. Informationen zu wesentlichen betrieblichen Veränderungen müssen gemäß den gesetzlichen Grundlagen rechtzeitig und umfassend erfolgen.

Zusätzlich gibt es eine Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV). Sie ist die Interessensvertretung aller jugendlichen Arbeitnehmer:innen unter 18 Jahre sowie aller Auszubildenden.

Auch bezüglich des Engagements im Betriebsrat oder der JAV gilt, dass keine negativen Auswirkungen und Folgen gegenüber diesen Mitarbeiter:innen toleriert und akzeptiert werden.

3.6 Gesundheit und Arbeitssicherheit

Sichere Arbeitsplätze sowie die Förderung der Gesundheit aller Mitarbeiter:innen nehmen bei
MANN & SCHRÖDER COSMETICS eine zentrale Rolle ein. Daher wird hier über die gültigen Standards und Gesetze hinaus für ein sicheres und hygienisches Arbeitsumfeld gesorgt.
Arbeitsprozesse, Tätigkeitsbereiche und Arbeitsmittel werden regelmäßig hinsichtlich potenzieller Gesundheits- und Sicherheitsrisiken analysiert, geeignete Maßnahmen zur Reduzierung von Gefährdungen getroffen und deren Umsetzung nachverfolgt. Verantwortlich hierfür ist unsere von der Geschäftsleitung benannte Person für Arbeitssicherheit, die unter anderem von unseren ausgebildeten Arbeitssicherheitsfachkräften unterstützt wird. Sie alle bilden mit weiteren ausgewählten Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Bereichen sowie dem Betriebsarzt bzw. der Betriebsärztin unseren Ausschuss für Arbeitssicherheit (ASA), der sich regelmäßig trifft, um Themen zur Unfallvermeidung und zur Sicherheit am Arbeitsplatz zu besprechen. Wo sich Gefahren nicht vollständig eliminieren lassen, erhalten unsere Mitarbeiter:innen angemessene kostenfreie persönliche Schutzausrüstung.
Ein umfangreiches Evakuierungs- und Notfallprogramm einschließlich Rettungs- und Fluchtwege ist für das gesamte Unternehmen implementiert. Im Zuge dessen hat jede:r Mitarbeitende stets das Recht sich aus ernsthaften Gefahrensituationen zu entfernen, ohne vorab die Erlaubnis der Führungskraft einzuholen.
Alle Mitarbeiter:innen werden regelmäßig hinsichtlich dieses Programms sowie weiterer gesundheits- und arbeitssicherheitsrelevanter Themen geschult.
Jede:r Mitarbeitende hat auf dem Betriebsgelände freien Zugang zu sauberen sanitären Anlagen, Trinkwasser und angemessenen Pausenräumen. Jede:r Mitarbeitende erhält die Möglichkeit über einen persönlichen Spind oder einen Arbeitsplatz in einem Büro Privatgegenstände sowie Essen und Trinken angemessen zu lagern.
Unterkünfte, die bei Bedarf von MANN & SCRHÖDER COSMETICS gestellt werden, sind sauber, sicher und decken alle Grundbedürfnisse.

Um darüber hinaus die Gesundheit der Mitarbeitenden zu fördern, bietet
MANN & SCHRÖDER COSMETICS neben Firmen-Sportgruppen, regelmäßigen Aktionen wie Gesundheitstagen oder Bewegungsangeboten in der Mittagspause, viele Informationen rund um das Thema Gesundheit in der Unternehmens-App (COSMuS) an.

3.7 Angemessene Arbeitsbedingungen

MANN & SCHRÖDER COSMETICS hält sich an alle Regelungen zur Sicherung fairer und angemessener Arbeitsbedingungen. Dies schließt alle einschlägigen Gesetze, Vorschriften und Branchenstandards, beispielsweise hinsichtlich Arbeitszeiten oder Entlohnung, ein.

Alle relevanten Bedingungen werden vertraglich geregelt. Ein Vertrag ist nur dann rechtskräftig, wenn diesem sowohl von Seiten des Unternehmens als auch von Seiten des:r Arbeitnehmer:in zugestimmt wurde. Auch alle späteren Vertragsänderungen müssen schriftlich festgehalten und durch beidseitige Unterschrift bestätigt werden. Es ist nicht gestattet arbeitsrechtliche Verpflichtungen und Leistungen durch Nur-Arbeitskraft-Verträge, aufeinanderfolgende kurzfristige Verträge, falsche Lehrverhältnisse o. ä. zu umgehen.

Arbeits- und Pausenzeitregelungen sowie Regelungen zu gesetzlichen Feiertagen richten sich nach den gültigen nationalen Gesetzen und Industriestandards. Zur Dokumentation wird ein elektronisches Zeiterfassungssystem verwendet. Eine normale Arbeitswoche darf dabei 48 Stunden nicht überschreiten. Jede:r Mitarbeitende hat das Recht auf mindestens einen freien Tag nach sechs aufeinander folgenden Arbeitstagen. Mehrarbeit ist freiwillig und muss sowohl vom Betriebsrat als auch der Geschäftsleitung genehmigt werden. Lediglich in Ausnahmefällen, um z. B. kurzfristig erhöhte Nachfrage decken zu können, darf das Unternehmen Mehrarbeit gemäß individuellen und kollektiven Vereinbarungen anordnen. Mehrarbeit wird mit einem Zuschlag gemäß nationalem Gesetz bzw. ausgehandelten Betriebsvereinbarungen vergütet oder kann als Freizeitausgleich genommen werden.
MANN & SCHRÖDER COSMETICS zahlt allen Mitarbeiter:innen mindestens den gesetzlichen Mindestlohn bzw. den Industriemindeststandard sowie alle gesetzlich zustehenden Sozialleistungen. Die Entlohnung erfolgt regelmäßig, vollständig und rechtzeitig sowie vertraglich geregelt mit einem gesetzlichen Zahlungsmittel. Jede:r Mitarbeitende erhält als Übersicht eine schriftliche Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung.

Der/die Mitarbeitende ist die wichtigste Ressource für MANN & SCHRÖDER COSMETICS. Aus diesem Grund legen wir nicht nur Wert auf deren Gesundheit, auch die Förderung in Form von Fort- und Weiterbildungen erachten wir als grundlegend, um unseren Mitarbeiter:innen auf Nachfrage neue Chancen zu ermöglichen und deren Zufriedenheit so zu steigern.

4. Ökologische Verantwortung

Auch seiner ökologischen Verantwortung ist sich MANN & SCHRÖDER COSMETICS als verarbeitendes Unternehmen bewusst.
Als wirksames Instrument hat das Unternehmen ein Umweltmanagementsystem gemäß
DIN EN ISO 14001 sowie ein Energiemanagementsystem gemäß DIN EN ISO 50001 implementiert. Alle den Umwelt- und Energiebereich betreffende Gesetze und Verordnungen werden umgesetzt und mittels Rechtskataster wirksam überwacht. Alle Stufen unserer Produktion gestalten wir so nachhaltig und umweltverträglich wie möglich. Wir streben eine vorbildliche Umweltbilanz an und verpflichten uns zum Schutz der Umwelt. Dies erfordert einen nachhaltigen Umgang mit allen Ressourcen, der messbaren Reduzierung der Emissionen, des Energieverbrauchs, als auch des Abfallaufkommens.
Durch ein Klimaschutzprojekt können wir unseren Carbon Footprint ausgleichen und für das Unternehmen 100 Prozent Klimaneutralität erzielen.
In diesem Zuge vermitteln wir unseren Mitarbeiter:innen stets, dass bereits kleine Handlungen im Alltag zur Optimierung der umweltbezogenen und energetischen Leistung des Unternehmens beitragen können. Hierfür gibt MANN & SCHRÖDER COSMETICS seinen Mitarbeitenden allgemeine Verhaltensregeln zum umweltbewussten Handeln mit auf den Weg.

5. Ökonomische Verantwortung

5.1 Integrität und fairer Handel

MANN & SCHRÖDER COSMETICS bekennt sich in allen geschäftlichen Beziehungen zu einem fairen Wettbewerb. Das Unternehmen lässt sich in keiner Form auf Bestechung oder Korruption ein, um einen geschäftlichen Vorteil zu erlangen. Es liegt in der Verantwortung aller Mitarbeitenden, das Unternehmen nicht in betrügerische Geschäftspraktiken zu verwickeln. Aus diesem Grund sind beispielsweise Situationen zu vermeiden, in denen durch unangemessenes eigenes Schenken oder Entgegennahme von Geschenken, Bewirtungen oder Einladungen eine gegenseitige Verpflichtung entsteht, die über die üblichen Geschäftsgepflogenheiten bzw. den rechtlich zulässigen Rahmen hinausgehen. Es werden keine wettbewerbswidrigen Absprachen mit Dritten getroffen. Jeder Hinweis auf unlauteren Wettbewerb ist dem Unternehmen umgehend zu melden.
Es werden alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um Geldwäsche im eigenen Einflussbereich zu unterbinden. Alle geschäftlichen Finanzdaten sind vollständig, korrekt und rechtzeitig zu erfassen, um zu jedem Zeitpunkt finanzielle Integrität zu gewährleisten.

5.2 Interessenskonflikte

Familiäre, private oder anderweitige Beziehungen dürfen Entscheidungen nicht zum Nachteil des Unternehmens beeinflussen. Derartige Interessenskonflikte können sich insbesondere aus Nebentätigkeiten ergeben. Es gilt stets bereits den Anschein eines Interessenskonfliktes zu vermeiden. Aus diesem Grund sind alle Mitarbeiter:innen von MANN & SCHRÖDER COSMETICS angehalten, jeden (scheinbaren) Interessenskonflikt gegenüber dem Unternehmen offenzulegen, um gemeinsam eine allgemeinverträgliche Lösung zu finden.

5.3 Transparenz

Transparenz schafft Vertrauen und Glaubwürdigkeit. Wir legen Wert auf eine offene und wahrheitsgemäße Berichterstattung und Kommunikation – intern sowie extern. Aus diesem Grund verpflichtet sich MANN & SCHRÖDER COSMETICS zur vollständigen und korrekten Aufzeichnung in allen Bereichen des Unternehmens, um Steuerbarkeit und Kontrollierbarkeit der Prozesse und Tätigkeiten bestmöglich zu gewährleisten und Ergebnisse nachvollziehbar zu machen. Ziel ist es dabei durch Nachvollziehbarkeit und partnerschaftlichen Dialog mit unseren Geschäftspartner:innen den Gesamtnutzen für MANN & SCHRÖDER COSMETICS sowie unsere Kunden zu erhöhen.

6. Verstöße gegen den Verhaltenskodex

6.1 Melde-/Beschwerdeverfahren

Verstöße gegen den Verhaltenskodex, interne Richtlinien oder gar Gesetze können nicht nur für einzelne Mitarbeitende, sondern insbesondere für das Unternehmen MANN & SCHRÖDER COSMETICS als Ganzes schwerwiegende Folgen haben. Die Einhaltung der genannten Vorgaben auf allen Ebenen und in allen Bereichen des Unternehmens ist daher grundsätzlich und indiskutabel.
Um allen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zu bieten und sie gleichzeitig zu ermutigen, (eventuelle) Verstöße und Fehlverhalten hinsichtlich dieses Verhaltenskodexes sowie allen damit verbundenen Themen zu melden, existieren bei MANN & SCHRÖDER COSMETICS verschiedene Wege. Alle Benachrichtigungen können dabei unter Nennung des eigenen Namens oder vollständig anonym abgegeben werden.

Folgende Melde-/Beschwerdewege können genutzt werden:

• Führungskraft, Betriebsratsmitglieder, Compliance-Beauftrage:n oder Personalabteilung als Ansprechpartner:in (persönlich, telefonisch oder per Mail)
• per Mail an compliance@mann-schroeder.de
• postalisch an MANN & SCHRÖDER GmbH, Compliance, Bahnhofstraße 14, 74936 Siegelsbach
• Briefkästen des Betriebsrates

Alle Hinweise und Meldungen sind wichtig. Nur so kann Verstößen frühzeitig entgegengewirkt und das Unternehmen sowie insbesondere die betroffene Person bzw. Personengruppe geschützt werden.

6.2 Schutz von Hinweisgebenden

Alle Hinweise und Meldungen werden streng vertraulich behandelt und von zur Verschwiegenheit verpflichteten Personen entgegengenommen. Unabhängig von der Art der Meldung wird dem:r Hinweisgebenden zu jeder Zeit garantiert, dass er/sie keine Nachteile durch die Meldung bzw. Beschwerde zu befürchten hat oder hierfür diskriminiert wird.
Ein Missachten des Vertraulichkeitsgebotes oder eine Benachteiligung sowie Diskriminierung des:r Hinweisgebenden wird in keiner Weise toleriert und stellt selbst einen schweren Regelverstoß gegen den Verhaltenskodex dar.

6.3 Umgang mit Verstößen

Der Verhaltenskodex ist für alle Mitarbeiter:innen von MANN & SCHRÖDER COSMETICS verbindlich. Verstöße werden auf keiner Ebene und in keinem Bereich geduldet. Jedem Verstoß bzw. jedem Hinweis auf einen Verstoß wird gewissenhaft nachgegangen, die Ursache ermittelt und umgehend Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen eingeleitet. In Abhängigkeit der Art und des Schweregrads des Verstoßes ist ggf. mit (arbeits-)rechtlichen Konsequenzen zu rechnen.

7. Sonstiges

7.1 Datenschutz und Informationssicherheit

Der Schutz von Daten hat in unserem Unternehmen oberste Priorität. Das Sammeln, Erheben, Verarbeiten, Nutzen und Speichern insbesondere personenbezogener Daten ist daher nur unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien erlaubt. Alle Datenschutzbestimmungen sind konsequent und vollständig einzuhalten.
Das IT- und EDV-Sicherheitssystem von MANN & SCHRÖDER COSMETICS ist von allen Mitarbeiter:innen zu beachten und umzusetzen.

7.2 Schutz von materiellem und gesitigem Firmeneigentum

MANN & SCHRÖDER COSMETICS stellt seinen Mitarbeiter:innen Maschinen und Anlagen, IT, Büro- und Kommunikationseinrichtungen und vieles mehr zur Ausübung ihrer Tätigkeiten zur Verfügung. Alle zur Verfügung gestellten Ressourcen des Unternehmens werden sachgemäß und schonend verwendet. Sie werden vor Beschädigung, Verlust, Diebstahl oder Missbrauch geschützt und, sofern nicht ausdrücklich erlaubt, ausschließlich für unternehmerische Zwecke verwendet. Dieser Grundsatz schließt auch geistiges Eigentum des Unternehmens ein. Alle Informationen und Dokumente sind vertraulich zu behandeln und vor unerlaubtem Weitertragen an Dritte zu schützen.

7.3 Weitere Verpflichtungen

Zusätzlich zu den Verpflichtungen dieses Verhaltenskodexes beschreiben wir in unserem Unternehmensleitbild, unserem IMS-Handbuch, unserer Qualitätsvereinbarung, unseren Einkaufsrichtlinien und Einkaufs- und Bestellbedingungen weitere Aspekte und Anforderungen von
MANN & SCHRÖDER COSMETICS, die von allen Beteiligten und Adressat:innen einzuhalten sind.

IMPRESSUM

Herausgeber
MANN & SCHRÖDER COSMETICS ist eine rechtlich eingetragene Marke der MANN & SCHRÖDER GmbH.

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