QUALITÄTS-VEREINBARUNG

1. Allgemeines

Die Mann & Schröder GmbH (im Folgenden kurz „M&S“ genannt) erwartet von ihren Lieferanten optimale Qualität bei wirtschaftlich vertretbarem Aufwand. Dabei ist unter optimaler Qualität nicht die höchstmögliche Qualität eines Produktes zu verstehen, sondern die Erfüllung aller definierten Forderungen unter Einbeziehung der Null-Fehler-Philosophie. Um dieses Ziel zu erreichen, hat M&S ein wirksames Qualitätsmanagementsystem aufgebaut. Die Vertragspartner stimmen darin überein, dass eine hohe, optimierte Qualität und Zuverlässigkeit nur dann erreicht werden kann, wenn eine partnerschaftliche Zusammenarbeit bei der Herstellung der Produkte, den prozessbegleitenden Prüfungen sowie den einzusetzenden Prüfmittel die Grundlage der Geschäftsbeziehung bilden.

2. Geltungsbereich

Die vorliegende Vereinbarung zur Qualität bei Lieferungen an M&S (nachfolgend kurz „M&S-QV“ genannt) ist verpflichtend für alle Lieferanten von Primär- und Sekundärpackmitteln, Rohstoffen, die Fremdfertigung und zugekaufte Fertigware. Die M&S-QV gilt gegenüber M&S und allen mit M&S verbundenen Unternehmen. (siehe § 15 AktG) Die M&S-QV ist Bestandteil der Vertragsbeziehung und bildet mit dem Lieferantenkontrakt, den Einkaufs- und Bestellbedingungen von M&S und eventuell weiterer mit dem Lieferanten geschlossener Vereinbarungen den rechtlichen Rahmen der Geschäftsbeziehung mit M&S, wobei der Rang der einzelnen Bestandteile der Vertragsbeziehung im Lieferantenkontrakt festgelegt wird.

Es gilt die jeweils aktuelle Version der M&S-QV, welche über die Homepage von M&S jederzeit einsehbar ist. Änderungen unserer Qualitätsvereinbarung gelten auch im Rahmen eines bestehenden Liefervertrages. Unsere Lieferanten sind entsprechend verpflichtet, sich regelmäßig über den aktuellen Stand unserer Qualitätsvereinbarung zu informieren. Entsprechende Änderungen unserer Qualitätsvereinbarung nehmen wir in Wahrnehmung des mit unserem Lieferanten vereinbarten Leistungsbestimmungsrechtes nach billigem Ermessen vor. Sollte im Rahmen eines bestehenden Liefervertrages ein Lieferant eine Änderung unserer Qualitätsvereinbarung als unbillig betrachten, ist er berechtigt, hiergegen innerhalb von 4 Wochen ab Veröffentlichung der geänderten Fassung Einwendungen zu erheben. Werden solche Einwendungen nicht erhoben, gilt die geänderte Fassung auch vom Lieferanten als gebilligt.

3. Qualität

3.1 Der Lieferant ist verantwortlich, dass die gelieferten Produkte mit den vereinbarten Spezifikationen von M&S (insbesondere Materialspezifikation, Rohstoffspezifikation, technische Zeichnung, Lastenheft, etc.) vollständig übereinstimmen. Diese Spezifikationen sind jeweils Bestandteil der Bestellung von M&S. Änderungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Bestätigung durch M&S. Lieferungen, die von den Spezifikationen von M&S abweichen, sind nicht zugelassen.

3.2 Der Lieferant stellt sicher, dass für das Produkt die gesetzlichen Bestimmungen, Richtlinien, Verordnungen bzw. Normen eingehalten werden. In ihrem Anwendungsbereich stellt der Lieferant insbesondere sicher, dass die Anforderungen der VO (EG) 1223/2009 (EU-Kosmetikverordnung) und aller angrenzenden Bestimmungen eingehalten werden. Diese Grundsätze hat der Lieferant entsprechend bei den an ihn für das Produkt gerichteten Lieferungen Dritter zu beachten bzw. zugrunde zu legen.

3.3 M&S verpflichtet sich dazu, seinen Lieferanten über alle bekannten und festgelegten Anforderungen an das Produkt zu informieren. Der Lieferant hat diese Angaben sorgfältig zu prüfen. Unstimmigkeiten, insbesondere Widersprüche zum oder Abweichungen von den „Grundsätzen der Guten Herstellungspraxis“ im Sinne von Artikel 8 EU-Kosmetikverordnung bzw. DIN EN ISO 22716 sind anzuzeigen. Treten Unstimmigkeiten auf, so liegt es in der Verantwortung des Lieferanten, eine Klärung mit M&S herbeizuführen. Diese muss erfolgen, bevor Materialien/Rohstoffe produziert und/oder geliefert werden.

3.4 Es ist zu gewährleisten, dass die entsprechenden Normen durch das Produkt für die Dauer des Zeitraumes des voraussichtlichen Inverkehrbringens des Produktes eingehalten werden. Entsprechendes gilt für die Beurteilung des Produktes durch Testinstitute. Auch hier muss gewährleistet sein, dass das Produkt den veränderten/erhöhten Qualitäts- bzw. Testanforderungen Rechnung tragen wird.

4. Anmusterungen, Erstmuster und Serienlieferung

4.1 Bei Anmusterungen sind bei Fertigwaren oder Formulierungen die vom Lieferanten unter Laborbedingungen hergestellten kosmetischen Erzeugnisse oder bei Packmaterialien beim Lieferant bestehenden Produkte mit entsprechender Dokumentation (z.B. technische Zeichnung M&S (Einkaufsabteilung) oder einem von M&S bestimmten Dritten zur Prüfung) vorzulegen. Entscheidet sich M&S oder der Dritte für ein vom Lieferanten vorgelegtes Muster, hat der Lieferant M&S bzw. dem Dritten unverzüglich die gewichtetete INCI , die Spezifikation, eventuelle Werbeaussagen, Pflichtkennzeichnung, Warn- und Bedienhinweise (wie z. B. die Angaben zur Mindesthaltbarkeit) sowie die Dokumentation im Sinne von Ziff. 8 dieser Vereinbarung hinsichtlich dieses Erzeugnisses zur Verfügung zu stellen. Ferner stellt der Lieferant sicher, dass die Erstmuster und die in Serie gefertigten Erzeugnisse in jeder Hinsicht (insbesondere hinsichtlich Qualität) die Eigenschaften der bemusterten Erzeugnisse aufweisen.

Erstmuster sind Produkte, Rohstoffe und Materialien, die vollständig mit serienmäßigen Betriebsmitteln und unter serienmäßigen Bedingungen hergestellt werden. Erstmuster müssen bei M&S (Abteilung Einkauf, Technischem Marketing und Qualitätssicherung) unter Vorlage eines vollständigen Erstmusterprüfberichts vorgestellt werden. Der Erstmusterprüfbericht ist mit den dazugehörenden gekennzeichneten Mustern (Menge nach Musterauftrag oder nach Absprache mit der Erstmusterprüfstelle) bei den genannten Abteilungen vorzulegen. Teile aus Mehrfachwerkzeugen müssen pro Formnest geprüft, gekennzeichnet und gesondert

protokolliert werden. Dem Erstmusterprüfbericht ist der Teilelebenslauf beizulegen. Im Teilelebenslauf werden vollständig und eindeutig sämtliche Änderungen eines Teils, der Termin für die Mustervorstellung und die erste Serienlieferung dokumentiert.

Der Erstmusterprüfbericht muss je nach Produktgruppe enthalten:

• Ein Messprotokoll mit Soll/Ist-Vergleich für alle Qualitätsmerkmale. Für wichtige Merkmale (Kontrollmaß in der Zeichnung) sind Prozessfähigkeitsnachweise zu führen und dem Erstmusterprüfbericht beizulegen.
• Die Werkstoffprüfung erfolgt mit Soll/Ist-Vergleich nach Zeichnungsvorgabe. Folgende Nachweise müssen beigelegt werden:
• Sicherheitsdatenblatt gem. REACH-Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 mit dem Ausweis der Zulässigkeit der vorgesehenen Verwendung (z.B. Verwendung in kosmetischen Mitteln)
• Spezifikation des verwendeten Packmaterials, sowie ggf. Biokompatibilitätsnachweis
• Analysenzertifikat, Spezifikation, MSDS, Product-/ Regulatory-Dossier/Information bei Rohstoffen; ggf. werden M&S weitere Unterlagen zur Verfügung gestellt
• Charge des gelieferten Produkts
• Sofern eine Funktionsprüfung erfolgt, ein Soll/Ist-Vergleich gemäß Zeichnungsvorgabe und Spezifikation.

Eine Erstbemusterung ist immer erforderlich:

• bei neuen oder geänderten Produkten / Prozessen
• vor Serienanlauf von Produkten aus neuen Werkstoffen oder Werkzeugen
• vor Serienanlauf von Produkten neuer Unterlieferanten
• bei verlagerten Werkzeugen oder Fertigungsverlagerung
• wenn die Fertigung 1 Jahr oder länger unterbrochen wurde

Bei Änderungen jeglicher Art (z. B. Produkt, Prozess, Werkzeug, Werkstoff) sind die geänderten Merkmale neu zu bemustern. Hierbei ist der Bezug zu dem vorausgegangenen Erstmusterprüfbericht herzustellen.

Eine Serienlieferung darf erst nach schriftlicher Freigabe der Erstmuster erfolgen. Ist dies aus terminlichen Gründen nicht möglich, muss der Lieferant von M&S eine Sonderfreigabe einholen. Der Lieferant wird sämtliche Erstmuster während eines Zeitraums aufbewahren, der der vorgesehenen Mindesthaltbarkeit des erstbemusterten Produkts / Materials / Rohstoffs entspricht, jedoch drei Jahre nicht unterschreitet, jeweils gerechnet vom Zeitpunkt der Erstbemusterung. Die Aufbewahrung muss sach- und fachgerecht erfolgen. Der Lieferant wird M&S während dieses Zeitraums jederzeit Zugang zu dem Erstmuster gewähren. Wird M&S mit kosmetischen Mitteln beliefert, sind notwendigen Unterlagen zur Erfüllung der EUKosmetikverordnung M&S zur Verfügung zu stellen. Insbesondere betrifft dies die Sicherheitsbewertung, die Produktinformationsdatei sowie die gewichtete INCI. Sofern M&S als Inverkehrbringer in Erscheinung tritt, erfolgt die Notifizierung durch M&S.

4.2 Soweit der Lieferant an M&S ein Endprodukt liefert, das durch M&S unverändert in Verkehr gebracht wird, hat er ein Produktmuster von der ersten produzierten Charge auf seine Kosten durch ein mit M&S abgestimmtes unabhängiges und anerkanntes Prüfinstitut insbesondere auf Inhaltsstoffe, Verkehrsfähigkeit, Wirksamkeit, Vereinbarkeit mit Vorgaben von Verbrauchertesteinrichtungen (Stiftung Warentest und Ökotest GmbH), sowie auch sonstige Markt- und/oder vertragsrelevante Kriterien (hier insbesondere die im Vertrag mit M&S vereinbarten Produktspezifikationen) zu testen. Das Produkt muss so beschaffen sein, dass durch Stiftung Warentest und Ökotest sowie sonstiger Testinstitute optimale Testergebnisse erzielt werden.

5. Grundsätzliche Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten

5.1 Der Lieferant verpflichtet sich, ein Qualitätsmanagementsystem zu unterhalten und aufrechtzuerhalten, welches die für eine gesicherte Qualität relevanten Prozesse umfassend regelt. Das Qualitätsmanagementsystem muss zumindest den Anforderungen entsprechen, die die DIN EN ISO 9001:2008 aufstellt. Jede Änderung des Qualitätsmanagementsystems muß M&S angezeigt werden.

5.2 Der Lieferant muss mindestens ein Qualitätsmanagementsystem entsprechend DIN EN ISO 9001:2008 für die Identifizierung, Änderung, Sammlung, Archivierung und Verteilung von Qualitätsaufzeichnungen zu unterhalten und aufrechterhalten. Das System muss sicherstellen, dass für jede Lieferung an M&S hinreichende Aufzeichnungen vorgenommen werden. Dies schließt Aufzeichnungen bei Unterlieferanten ein. Bei dokumentationspflichtigen Tatsachen ist der Lieferant verpflichtet, die die von ihm oder seinen Unterlieferanten ergriffenen Qualitätssicherungsmaßnahmen und deren Ergebnisse lückenlos zu dokumentieren und für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahre nach Auslieferung der letzten Charge aufzubewahren.

5.3 Der Lieferant muss sicherstellen, dass nur Werkstoffe/Einsatzstoffe und Verfahren eingesetzt werden, welche in den Spezifikationen zugelassen sind. Hierbei müssen alle gesetzlichen und sicherheitstechnischen Auflagen für eingeschränkt zugelassene, giftige, gefährliche und verbotene Stoffe berücksichtigt werden. Außerdem sind die im Herstellungs- und Abnehmerland geltenden Bedingungen für Umwelt, Elektrizität und Elektromagnetische Felder zu erfüllen.

5.4 M&S behält sich vor, dem Lieferanten bei kritischen Materialien weitere spezielle produktspezifische Qualitätssicherungsvorgaben zu machen.

5.5 Sofern ein Lieferant nicht nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert sein sollte, werden M&S und der Lieferant in gesonderter Vereinbarung regeln, ob und bis wann der Lieferant eine entsprechende Zertifizierung zu erreichen kann . Im Übrigen gelten für einen solchen Lieferanten die Bestimmungen in dieser Qualitätsvereinbarung entsprechend. Der Lieferant ist verpflichtet, M&S ausdrücklich darauf aufmerksam zu machen, soweit er Verpflichtungen nach dieser Qualitätsvereinbarung nicht erfüllt.

6. Durchführung von Eingangskontrollen beim Lieferanten

6.1 Grundsatz

Der Lieferant hat bezüglich aller Roh- und Packstoffe eine angemessene Eingangskontrolle durchzuführen, in Bezug auf Identität, Qualität und Quantität.

Der Lieferant ist verpflichtet, von jeder Charge der Produkte und verwendeten Rohstoffe und Verpackungen Rückstellmuster zu bilden und diese ordnungsgemäß zu lagern. Dabei hat die Lagerung der Rückstellmuster so zu erfolgen, dass eine chemische oder biologische Veränderung auszuschließen ist. Für die Rückstellmuster gelten die nachfolgenden Aufbewahrungsfristen:

Rohstoffe nebst der jeweiligen Analysezertifikate der Rohstofflieferanten: Mindestens 1 Jahre ab der Lieferung

Rückstellmuster der hergestellten Produkte: Mindestens 1 Jahr nach Ablauf des Haltbarkeitsdatums des jeweiligen Produkts

Auf Anforderung von M&S ist der Lieferant verpflichtet, M&S Rückstellmuster sowie Analysezertifikate zur Überprüfung zu überlassen.

6.2 Rohstoffe

Bei den eingesetzten Rohstoffen muss vor Verwendung von jeder gelieferten Charge eine Identitätsprüfung durchgeführt werden.

6.3 Packmittel

Weiterhin erfolgt die stichprobenweise Überprüfung einer jeden Packmittelanlieferung für Farbe, Form, Druck, Funktionalität, Sicherheit und gelieferte Menge. Vergleichsmuster werden im Vorfeld vom M&S zu Verfügung gestellt.

6.4 Mindestanforderung

Die o. g. Prüfungen sind Mindestanforderung von M&S an den Lieferanten, weitergehende Prüfungen kann der Lieferant nach eigenem Dafürhalten durchführen.

Falls eine der geforderten Prüfungen beim Lieferanten nicht durchgeführt werden kann, ist mit M&S Rücksprache über alternative Vorgehensweisen zu halten.

M&S behält sich vor, externe Prüfungen max. 1 x jährlich stichprobenweise durchzuführen, die Vergütung der entstandenen Kosten erfolgt zu Lasten des Lieferanten.

7. Lieferantenverantwortung

Unabhängig von seitens M&S gegenüber dem Lieferanten gestellten Anforderungen liegt es in der alleinigen Verantwortung des Lieferanten ein hinreichend funktionierendes Qualitätssicherungssystem installiert zu haben. Die Durchführung von Audits bzw. von Kontrollen durch M&S beim Lieferanten befreien den Lieferanten nicht davon, die Funktionsfähigkeit seines Qualitätssicherungssystems bzw. der bei ihm gehandhabten Prozesse eigenverantwortlich zu kontrollieren und damit zu gewährleisten, dass die vorgegebenen Prozesse eingehalten werden, aber auch geeignet sind.

8. Dokumentationen

8.1 Der Lieferant hat sicherzustellen, dass Unterlagen, die für die Produktqualität der gelieferten Produkte von maßgeblicher Bedeutung sind, am jeweiligen Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Dies schließt beispielsweise Zeichnungen, Spezifikationen, Fertigungs- und Prüfanweisungen mit ein. Diese Unterlagen müssen auf Richtigkeit und Übereinstimmung mit den Vorgaben von M&S überprüft und anschließend freigegebenwerden.

8.2 Der Lieferant muss seine Produktqualität in der Produktentstehungsphase und bei Änderungen absichern, indem er QM-Methoden nachweislich wirksam einsetzt. Dazu zählen Dokumente, Testberichte etc.

8.3 Zusätzlich muss der Lieferant in von ihm vorzuhaltenden internen Arbeitspapieren (QM-Plan – Produktqualitätsvorausplanung) alle Fertigungs- und Prüfschritte aufführen. Zu überwachende Merkmale sind zu spezifizieren, und die Art der Überwachung ist anzugeben. Der Lieferant hat den Nachweis der Prozessbeherrschung und –fähigkeit für alle wichtigen Merkmale (Kontrollmaße, chemische Kenndaten) durch eine Erfassung der Messdaten und deren statistische Aufbereitung zu führen. Der Lieferant muss diese Merkmale im Fertigungsprozess statistisch überprüfen und dokumentieren.

Für Serienlieferungen sind Abnahmeprüfzeugnisse (DIN EN 10204 3.1B) und das Sicherheitsdatenblatt gemäß REACH-Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 ist beim Lieferanten aufzubewahren und M&S auf Verlangen zur Verfügung zu stellen. Der Lieferant ist verpflichtet, Rückstellmuster der gelieferten Produktchargen anzulegen. Deren Aufbewahrungsfrist ist mind. 3 Jahre.

9. Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit

9.1 Die systematische Kennzeichnung von Produkten, Materialien und Rohstoffen gewährleistet die Erkennung des Prüfstatus und die Identifizierung der gelieferten Produkte, Materialien und Rohstoffe. Über diese Kennzeichnung und die begleitende

Dokumentation ist die Rückverfolgbarkeit von Produkten, Materialien und Rohstoffen (auch soweit sie von Unterlieferanten bezogen werden) zu gewährleisten

Der Lieferant muss ein System für die korrekte Identifikation seiner Produkte sowie für deren Lagerung (FIFO-Prinzip), Verpackung und Versand einführen und aufrechterhalten. Das System muss gewährleisten, dass Verwechslungen, Beschädigungen oder Beeinträchtigungen von Teilen verhindert werden. Bei den ersten drei Serienlieferungen nach einer Änderung müssen die Analysenzertifikate und dem aktuellen Änderungsstand (E Index) gekennzeichnet werden, falls keine neue Artikelnummer vergeben wurde. Ob weitere Lieferungen gekennzeichnet werden müssen, legt M&S im Einzelfall fest. Musterlieferungen sind eindeutig als solche zu kennzeichnen, der Empfänger der Musterlieferung muss aufgeführt werden (Name und Abteilung).

10. Prüfeinrichtungen / Prüfmittelüberwachung

Der Lieferant muss dem Einsatzzweck entsprechende Messwerkzeuge und Prüfvorrichtungen bereithalten, die er für serienbegleitende Prüfungen der M&S-Spezifikationen benötigt. Der Lieferant muss alle Prüfmittel und -vorrichtungen, welche die Produktqualität beeinflussen können, kennzeichnen. Vor deren Einsatz und in festgelegten Prüfintervallen müssen die Prüfmittel kalibriert bzw. justiert werden. Der Kalibrierstatus muss am Messmittel erkennbar sein und/oder es sind Aufzeichnungen über die Kalibrierung zu erstellen und aufzubewahren. Messmittelfähigkeiten sind bei kritischen Merkmalen nachzuweisen. Messmittel zur Durchführung der Füllmengenkontrolle müssen gem. den gesetzlichen Vorgaben geeicht werden.

11. REACH

Der Lieferant verpflichtet sich, sämtliche Informationen, Dokumente und Unterlagen, die M&S benötigt, um die Aufgaben und Pflichten nach der REACH-Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 zu erfüllen, auf Anforderung unverzüglich und kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Ferner stellt der Lieferant innerhalb einer Woche auf Anforderung von M&S aussagekräftige Informationen zur Verfügung, aus denen sich ergibt, dass die in seinem Produkt verwendeten Stoffe für die Verwendung durch M&S, insbesondere für die Verwendung in kosmetischen Produkten, sicher sind.

Besonders besorgniserregende Substanzen in Artikeln (SVHC) - Verpflichtungen gemäß Artikel 33 der REACH-Verordnung (EG) 1907/2006:

Nach Artikel 33 der Verordnung REACH-Verordnung (EG) 1907/2006 soll sichergestellt werden, dass ausreichende Informationen über enthaltene besonders besorgniserregende Substanzen in Artikeln entlang der Lieferkette vorhanden sind, um deren sicheren Gebrauch zu gewährleisten.

Hersteller und Lieferanten von Artikeln, welche besonders besorgniserregende Substanzen von der Kandidatenliste (hierzu Webseite der Europäischen Chemikalienagentur (ECHA), http://echa.europa.eu) in Konzentrationen über 0,1 Gewichtsprozent enthalten, müssen die verfügbaren Information unmittelbar und ohne Aufforderung zur Verfügung stellen. Ebenfalls muss der Lieferant eines Artikels die Mann & Schröder GmbH auch informieren, wenn ein Artikel keine Substanzen der Kandidatenliste enthält („negative Information"). Diese Informationen zu den SVHC müssen gemäß der Verpflichtung nach Artikel 33 (1) mit der CAS-Nummer, der EINECS-Nummer, dem Namen der Substanz und dem Gehalt an SVHC ohne Aufforderung zur Verfügung gestellt werden. Diese Verpflichtung ist tonnageunabhängig. Die Verpflichtung vorhandene Informationen über SVHC der Kandidatenliste zur Verfügung zu stellen (später im Anhang XIV der Verordnung (EG) 1907/2006 implementiert), bezieht sich auf die Verpackungsmittel für kosmetische Produkte (= Artikel). Zu diesem Zweck muss der Lieferant der Artikel der Mann & Schröder GmbH ein „Analysenzertifikat je Artikel“ für jede Artikellieferung zukommen lassen, welche Informationen über den Gehalt an SVHC enthalten.

Für die Erfüllung der REACH-Verpflichtung muss der Lieferant eines Artikels immer die Kandidatenliste beobachten, da diese im Laufe der Zeit ständig aktualisiert und erweitert wird. Weiterhin sollte der „Guidance on requirements for substances in articles“ berücksichtig werden. Mit jeder Erweiterung einer besonders besorgniserregenden Substanz auf der Kandidatenliste, muss der Lieferant der Artikel die Mann & Schröder GmbH ohne Aufforderung Informationen über den Gehalt an diesem neu auf der Kandidatenliste aufgenommenen SVHC zukommen lassen.

Weiter muss sichergestellt sein, dass die Packmittel, die mittelbar oder unmittelbar mit dem Bulk bzw. der Formulierung in Berührung kommen, lebensmittelkonform sind. Dies ist auf Verlangen von M&S mit entsprechenden Dokumenten zu belegen.

Falls vom Lieferanten der Artikel der Mann & Schröder GmbH keine ausreichenden Informationen über die SVHC (Anwesenheit, Gehalt, …) zur Verfügung gestellt werden, behält sich die Mann & Schröder GmbH vor, chemische Analysen unter Berücksichtigung der aktuellen Kandidatenliste in Auftrag zu geben. Die Kosten dieser Analysen trägt der Lieferant.

12. Audits und Kontrollrechte

12.1 Der Lieferant gestattet M&S und - soweit von M&S gewünscht - auch dem Kunden von M&S die Durchführung von Prozess-, Verfahrens- oder Systemaudits. Die Kosten der Audits (z. B. einschließlich Reisekosten der Auditoren) trägt der Lieferant, soweit sie einen angemessenen Betrag nicht übersteigen. Inhalt und Umfang der Audits legt M&S fest. Die Audits werden nach vorheriger Abstimmung hinsichtlich des Zeitpunkts durchgeführt. Der Lieferant verpflichtet sich, ein Audit spätestens 48 Stunden nach Auftreten eines Qualitätsproblems zu ermöglichen. M&S steht im Rahmen der Audits ein uneingeschränktes Informationsrecht über die für M&S herzustellende Ware sowie die für die Herstellung notwendigen Betriebsmittel des Lieferanten zu.

12.2 Die Feststellungen im Rahmen des Audits beim Lieferanten, insbesondere die Einstufung des Lieferanten basiert auf der M&S eigenen Lieferantenbewertung, die im alleinigen Ermessen von M&S steht.

12.3 M&S ist berechtigt, während der regulären Betriebszeiten in den Produktionsstätten des Lieferanten selbst oder durch Beauftragte - auch unangemeldet - Kontrollen über die Einhaltung der Verpflichtungen der M&SQV durchführen zu lassen, sofern dort für M&S bestimmte Produkte hergestellt oder gelagert werden. Eine entsprechende Befugnis wird der Lieferant sich und M&S bei eventuellen Unterlieferanten vorbehalten.

12.4 Ferner räumt der Lieferant M&S ein im Umfang der EU-Kosmetikverordnung entsprechendes Zugangs- und Einsichtnahmerecht betreffend der in der EU-Kosmetikverordnung genannten Unterlagen für einen Zeitraum von zehn Jahren (beginnend mit dem Zeitpunkt des Inverkehrbringens der letzten Charge) ein.

12.5 M&S ist berechtigt, die entsprechenden Audits und Kontrollen durch ein anerkanntes unabhängiges Prüfinstitut auf Kosten des Lieferanten durchzuführen. Der Lieferant ist berechtigt, M&S die hierzu infrage kommenden Prüfinstitute vorzuschlagen bzw. ein entsprechendes Prüfinstitut zu benennen. Sollte zwischen dem Lieferanten und M&S keine Einigkeit darin gefunden werden, dass es sich bei dem Prüfinstitut um ein unabhängiges und anerkanntes Prüfinstitut handelt, ist M&S berechtigt, das Prüfinstitut zu benennen.

12.6 M&S teilt dem Lieferanten das Ergebnis jedes Audits mit. Sind aus Sicht von M&S Maßnahmen zur Sicherung oder Verbesserung der Produktqualität erforderlich, verpflichtet sich der Lieferant unverzüglich, einen entsprechenden Maßnahmeplan zu erstellen, diesen unverzüglich umzusetzen und M&S entsprechend zu unterrichten.

13. Änderungen des Qualitätsmanagementsystems des Lieferanten

Änderungen des Qualitätsmanagementsystems des Lieferanten müssen M&S (dort Abteilung „Einkauf“ und dem zuständigen Ansprechpartner für Qualitätsthemen) innerhalb von 48 Stunden nach Änderung angezeigt werden. Änderungen, die zu einer qualitativen Verschlechterung des Qualitätsmanagementsystems des Lieferanten führen, sind nicht zulässig bzw. können nur nach Einverständnis von M&S vorgenommen werden.

14. Leistungsqualität / -sicherheit

14.1 Der Lieferant muss die Lieferverpflichtungen in Hinblick auf Qualität und Liefertreue 100%-ig einhalten. Er muss sicherstellen, dass die Serienprodukte anhand der Vorgaben gefertigt, geprüft und dokumentiert werden und mit den Spezifikationen von M&S übereinstimmen. Die Liefertreue und die Sonderfrachtkosten zu M&S müssen überwacht und ausgewertet werden. Bei Nichterfüllung muss M&S unverzüglich informiert werden.

Kosten für vom Lieferanten verursachte Sonderfahrten sind von diesem zu tragen. Gleichzeitig sind M&S Vorschläge für Verbesserungsmaßnahmen zu unterbreiten, wie Sonderfahrten zukünftig vermieden werden können und die Liefertreue erhöht wird.

14.2 Der Lieferant hat in Erfüllung seiner Verkehrssicherungspflicht seine Produkte mit eventuell erforderlichen Sicherheitshinweisen zu versehen. Änderungen von Sicherheitsdatenblättern sind M&S unverzüglich mitzuteilen; des Weiteren sind M&S aktualisierte Sicherheitsdatenblätter unverzüglich bereitzustellen.

15. Ausgangskontrolle und Ausgangsfreigabe

15.1 Qualitätsprüfungen, Kontrollen

Vor Versendung der Produkte an M&S ist sicherzustellen, dass sich der Prüf- und Kontrollumfang mindestens bezieht auf:

a) Art und Menge der Produkte.

b) Sämtliche verwendeten Packmittel

c) Überprüfung auf Einhaltung der angegebenen Füllmenge gemäß Spezifikationsangaben

d) Packmittel- und Inhaltsprüfung während der laufenden Produktion anhand der Vorgaben

e) Mikrobiologische Überprüfung jeder Fertigwarencharge gemäß Spezifikationsangaben

15.2 Freigabe

Der Lieferant ist für die eigenverantwortliche Prüfung und Freigabe der eingesetzten Packmittel, Rohstoffe, Zwischen- und Endprodukte verantwortlich.

Die Freigabe kann nur erfolgen, wenn alle geforderten Prüfungen durchgeführt wurden und hierbei keine Abweichungen von den Vorgaben festgestellt wurden.

Von jeder freigegebenen Fertigwarencharge sendet der Lieferant unverzüglich die in Anlage 2 des „Liefervertrag für kosmetische Mittel“ angegebene Anzahl Muster an die Qualitätssicherung von M&S und zusätzlich einen schriftlichen Nachweis über die Freigabe dieser Charge.

15.3 Eingangskontrolle bei M&S

Mit seiner Ausgangskontrolle nimmt der Lieferant auch auf Grundlage eines eigenständigen Geschäftsbesorgungsverhältnisses die Eingangskontrolle für M&S vor (§ 377 HGB). Fehlerhafte Kontrollen verpflichten den Lieferanten zum Schadensersatz gegenüber M&S.

16. Qualitätsabweichungen

16.1 Der Lieferant verpflichtet sich, M&S innerhalb von 24 Stunden nach Auftreten sämtliche Umstände mitzuteilen, welche Auswirkungen auf die Eigenschaften der

bestellten Produkte haben können. Eventuelle Änderungen der Produkteigenschaften sind grundsätzlich gemäß Punkt 4 zu bearbeiten. Handelt es sich um eine temporäre Änderungen, z.B. bei der fehlerhaften Fertigung eines Loses, ist eine schriftliche Sonderfreigabe von M&S (zuständig: Qualitätsmanagement-Beauftragter QMB) erforderlich. Erst nach schriftlicher Erteilung der Sonderfreigabe durch M&S dürfen betroffene Partien an M&S verschickt werden.

Die betroffenen Partien müssen bei der Anlieferung mit dem Vermerk „Sonderfreigabe“ gekennzeichnet sein. Der Lieferant wird M&S (zuständig: Einkäufer und QMB) innerhalb von 24 Stunden nach Auftreten über bereits aufgetretene oder drohende Probleme informieren, soweit sie die Qualität oder die Zuverlässigkeit der ausgelieferten Produkte beeinträchtigen oder künftige Lieferungen gefährden können.

Stellt M&S fest, dass gelieferte Produkte, Materialien und Rohstoffe des Lieferanten von der Spezifikation abweichen, so werden diese Mängel dem Lieferanten mitgeteilt (Reklamationsbericht mit Sperrung oder Beanstandung). Ist die Abweichung durch den Lieferanten zu vertreten, belastet M&S dem Lieferanten für das Erstellen des Prüfberichts zur Geltendmachung etwaiger Mängelrechte pro gelieferten Artikel eine Kostenpauschale von ! 100,00. Der Lieferant ist verpflichtet, sofort korrigierende Maßnahmen einzuleiten und die Material-/ Rohstoffversorgung aufrechtzuerhalten. Bei Terminnot muss der Lieferant umgehend entsprechendes Personal zur Aussortierung, Nachbearbeitung oder fehlerfreien Ersatzlieferung zur Verfügung stellen. Bei erforderlicher Rücklieferung ist der Lieferant verpflichtet, die Ware binnen 2 Werktagen auf eigene Kosten abzuholen. Es ergeht automatisch eine Belastungsanzeige, die bei einer Neulieferung entsprechend verrechnet wird. Die eingeleiteten Korrekturmaßnahmen sind innerhalb der angegebenen Frist mittels 8D-Report dem Aussteller des Reklamationsberichts mitzuteilen. Bei zukünftiger Fertigung sind diese auf ihre nachhaltige Wirksamkeit zu überprüfen.

17. Laufzeit / Geltung

Die M&S-QV gilt für die Dauer des Vertragsverhältnisses zwischen dem Lieferanten und M&S.

18. Geheimhaltungsklausel

18.1 M&S verpflichtet sich gegenüber den gelieferten Daten zur Geheimhaltung. M&S ist jedoch befugt, diese Daten zur Registrierung, Anmeldung und zur Vorlage der zuständigen Behörde zu verwenden. Im Einzelfall müssen diese Daten unseren Handelspartnern zur Verfügung gestellt werden. In diesem Fall ist der Lieferant zu unterrichten.

18.2 M&S und der Lieferant verpflichten sich, alle ihnen anlässlich des Audits zur Kenntnis gelangenden Informationen gemäß gesondert abzuschließender Geheimhaltungsvereinbarung vertraulich zu behandeln.

Es steht dem Lieferanten frei, bezüglich aller das Audit betreffenden Informationen entsprechende Geheimhaltungsvereinbarungen mit dem Kunden von M&S zu schließen.

19. Sonstiges

Sollten einzelne Bestimmungen dieser M&S-QV ganz oder teilweise unwirksam sein oder sollte diese M&SQV eine Lücke aufweisen, so soll die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt werden. Anstelle der unwirksamen Bestimmung ist eine solche wirksame Bestimmung zu vereinbaren, welche dem Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung entspricht. Im Falle einer Lücke ist diejenige Bestimmung zu vereinbaren, die dem entspricht, was nach Sinn und Zweck vereinbart worden wäre, hätte man die Angelegenheit von vornherein bedacht.